Organiza tu negocio con alguno de estos seis programas gratuitos


7 octubre, 2015 Facebook Twitter LinkedIn Google+ blog,Estrategias de crecimiento,RSC


organizar negocio con programas

En cualquier negocio que está empezando es imprescindible organizar las tareas y nuestro tiempo. Tienes que organizar bien tus prioridades para alcanzar los objetivos que te has ido marcando y eso se complica cuando entran nuevos miembros en tu equipo. Hay unos cuantos programas y softwares para la gestión de proyectos que te solucionan la vida con este tema.

Con estos programas organizaremos mejor las actividades ya que, cada uno a su forma, nos permite ver de forma gráfica y sencilla los diferentes proyectos en los que estamos trabajando, los miembros del equipo que participan en cada uno, las tareas asignadas a cada uno y el progreso en la ejecución de las mismas.

Y considerando cada vez más se trabaja en remoto, y que muchas organizaciones están compuestas de freelancers que trabajan desde diferentes partes del mundo, estas herramientas son cada vez más necesarias. Todas ellas están enfocadas en el trabajo colaborativo y contribuyen a una mejor comunicación, instantánea y eficaz, a la vez que algunas ofrecen facilidades para compartir archivos.

Os traemos seis programas para ayudaros con esto:

Basecamp

Basecamp posiblemente sea el software de gestión de proyectos más popular e intuitivo.

Tiene un escritorio muy gráfico y muy bien diseñado donde se muestran todos tus proyectos y clientes a la vez. Al entrar a cada proyecto puedes ver fácilmente si hay tareas nuevas o pendientes. Y cuando acabes con cada una, la puedes marcar como finalizada. Otra ventaja es que tienes agrupadas todas las comunicaciones en un mismo espacio.

Basecamp ofrece varias alternativas de pago, que varían en función de la magnitud de la organización, y una versión gratuita limitada a un proyecto, que aunque no tiene límite de usuarios, no permite compartir archivos. Si te interesa probar este gestor de proyectos, puedes hacer una prueba gratuita de 30 días.

Luego, ya puedes ver si te interesa completar las prestaciones de Basecamp con otras herramientas de facturación, maquetación u otros widgets disponibles.

Trello

Trello es otra herramienta muy eficaz para gestionar proyectos y trabajos en equipo. Permite ver qué tareas hay en cada proyecto de forma bien detallada, quién las tiene asignadas y determinar la fecha límite para cada tarea. También se pueden hacer checklists e incluso votaciones y aportes para cada actividad.organizar negocio con programas

Trello es muy customizable. Los proyectos se pueden organizar en boards o paneles en los que puedes crear tarjetas, que son el equivalente a tareas. Una vez que el equipo esté creado se pueden usar varias dinámicas de trabajo, ya que puedes asignar una tarjeta a alguien, dejar que los colaboradores se asignen tarjetas pendientes, cambiar al responsable de cada tarea, etc.

Si quieres hacer cambios en una tarea al hacer clic en la tarjeta ya la puedes editar, agregando actualizaciones, comentarios, archivos adjuntos, etc. Y si necesitas cambiar una tarea de un proyecto a otro, lo puedes hacer con un fácil drag & drop.

Además, compartir documentos con Trello es muy sencillo, ya que permite trabajar con Dropbox y Google Drive para adjuntar archivos a las tareas. También tiene un calendario de tareas que fácilmente se puede incorporar a Google Calendar, por ejemplo.

Otras ventajas son que tiene aplicaciones móviles y, sobre todo, que es gratuito. Para las empresas, además, existe una opción premium de pago.

Blimp

Blimp es un empredimiento tecnológico de Puerto Rico. Nació en el 2012 del esfuerzo de tres jóvenes de la Isla, y ya lleva un tiempo demostrando que es un excelente software de gestión de proyectos, sin nada que envidiarle a los que te enseñé más arriba.

El escritorio de Blimp es muy cómodo, y en un momento puedes ver tus diferentes proyectos, quiénes participan en cada uno, la fecha límite y el grado de avance. Dentro de cada proyecto puedes establecer los diferentes objetivos, y desglosar en cada uno las tareas necesarias para conseguirlo. Puedes asignar cada tarea a un miembro del equipo, y a su vez designar un supervisor que deberá aprobar la tarea cuando esté finalizada. Este supervisor puede ser, por ejemplo, el cliente.

Con Blimp puedes organizar las diferentes tareas de un proyecto, establecer el nivel de prioridad, ver su progreso, dejar comentarios o marcarlas como finalizadas, entre otras. Además, gracias a la integración con Google Drive y Dropbox, es muy sencillo compartir archivos con los demás miembros del equipo. También dispone de un historial en el que podemos hacer el seguimiento de cada proyecto desde su inicio.

Existe una versión gratuita, que permite gestionar un proyecto con usuarios ilimitados y almacenar hasta 10MB, y luego hay varios planes con más prestaciones.

Asana

Otro gran software de gestión de proyectos que va ganando popularidad a pasos agigantados es Asana, de los creadores de Facebook. Este software está pensado específicamente para el trabajo en equipo.

Asana tiene un excelente diseño y está organizado en espacios de trabajo, que permite tener por separado los proyectos personales de los profesionales, por ejemplo. Crear tareas es muy sencillo con este software: con solo un clic creas nuevas tareas, las asignas a un responsable, las cambias de proyecto, les pones fechas límite, adjuntas archivos de Dropbox, Google Drive o de la computadora, creas subtareas, les añades etiquetas para encontrarlas fácilmente, etc.

Este software de gestión de tareas está basado en la web, y es accesible desde cualquier dispositivo móvil. Además, tiene una aplicación muy práctica para iPhone.

Si bien hay una versión premium por la que hay que pagar, la versión gratuita de Asana suele ser más que suficiente en muchos casos, ya que permite hasta 15 usuarios.

Redbooth

Este software de gestión, que nació bajo el nombre de Teambox, es muy intuitivo, y es una herramienta útil y sencilla para proyectos colaborativos.organizar negocio con programas

Redbooth tiene un escritorio muy cómodo, que te da un pantallazo general de la situación con todas las nuevas notificaciones de los diferentes proyectos, desde mensajes a actualizaciones de tareas, y todas las tareas que tienes asignadas, estén atrasadas, programadas para ese día o los siguientes, y el nivel de prioridad.

Redbooth te da la opción de organizar el trabajo en varios niveles. Primero puedes crear diferentes organizaciones, que puedes usar para diferenciar entre diferentes empresas que tengas, o entre lo personal y lo profesional. Y entre ellas, puedes asignar prioridad a las que sean más importantes para tí.

Los proyectos están dentro de las organizaciones, y tú eliges qué participantes agregar a cada uno. En ellos hay varias pestañas: una es para conversaciones, donde podemos iniciar diversos hilos de discusión o brainstorming, escribir mensajes para los destinatarios específicos que deban recibir el mensaje, adjuntar archivos, etc. Estas conversaciones se pueden transformar en tareas con un solo clic.

En Redbooth también tienes un espacio para tomar y compartir notas, puedes hacer y programar videoconferencias,y finalmente destaca su buscador, que sirve para encontrar tareas por nombre o etiqueta, por responsable, por fecha o estatus, entre otros.

Con Redbooth puedes elegir si trabajar en la nube o instalarlo en tu sistema y tiene aplicaciones para iOS y iPhone. Eso sí, la desventaja es que de momento no tiene versión gratuita, y el precio aumenta a medida que agregas participantes.

Ganttproject

GanttProject es un programa gratuito bastante diferente a los anteriores que requiere la instalación en el ordenador. Pero es muy sencillo de usar, con una gran interfaz y se pueden organizar las tareas para cualquier proyecto de forma muy gráfica.

Como su nombre lo indica, su característica más destacada es la capacidad de crear, modificar e imprimir complejos diagramas de Gantt, que se pueden convertir en PDF o HTML fácilmente. Además, también sirve para crear diagramas de Pert.

Una de las grandes fortalezas de GanttProject es que permite organizar las tareas de forma jerárquica, subordinando unas a otras y mostrando así el orden en que deben ser realizadas y la prioridad de cada una. También permite establecer hitos.

GanttProject es un software de gestión de código abierto, con continuas actualizaciones y licencia GPL (General Public License). Se puede usar tanto con Windows como con Mac OS X y Linux y es compatible con Microsoft Project.

Por supuesto, usar un software de gestión de proyectos no garantiza un buen desempeño. Pero aunque no hagan el trabajo por ti, estas herramientas ayudan a organizar mejor las tareas y hacer el trabajo en equipo más fácil; se aprovecha mejor el tiempo y la comunicación es más fluida. Si aún no lo has hecho, te recomiendo que incorpores uno en tu rutina.

Comentarios
  1. Jegopa dijo el 22 octubre, 2015 12:09:

    Qué interesantes herramientas. Gracias